Лицами, ответственными за оформление путевого листа являются: заказчик, диспетчер, водитель, механик КТП, медицинский работник.
Заказчик, планирующий использование транспортного средства, обязан предоставить письменную заявку на транспортное средство по установленным формам, приведенных в  настоящего РД. Все поля заявки обязательны к заполнению.
Заявки подаются в следующие сроки:
еженедельные - не позднее чем за два дня до начала планируемой недели (до 14-00 пятницы);
суточные – не позднее 14-00 дня, предшествующего дню выделения техники.
В заявках обязательно указывать порядок отнесения затрат на использование техники (РЭН, ТПР и КР и т.п.) – с указанием объекта отнесения затрат). Обязанности заказчика по использованию транспортного средства в полном объеме определены в Приложении В настоящего РД.
Выделение транспортного средства для работы в сторонних организациях, в том числе в организации системы  , иной организации, производится на основании распорядительного документа.
С целью правильного отнесения затрат в филиалах, отделы капитального строительства и капитального ремонта ежемесячно не позднее 1 числа текущего месяца обеспечивают доведение до заказчиков информации об объектах отнесения затрат на текущий месяц согласно пунктов программы ТПР и КР организаций системы 
В заявке обязательно должно быть указано лицо, ответственное за безопасное использование техники (при перевозке, производстве работ и т.п.).
На основании представленных заявок ЦТТ и СТ (АТЦ) формирует разнарядку на работу автотранспорта на следующий день в соответствии с Приложением Г настоящего РД. Разнарядка на работу автотранспорта утверждается начальником транспортного подразделения, главным механиком и является основанием для подготовки и выдачи путевых листов.