Лица, ответственные за оформление путевого листа, несут персональную ответственность за достоверность и полноту указанных в нем данных. Внесение исправлений в путевой лист не допускается.
Путевой лист  выдается в одном экземпляре только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. На более длительный срок путевой лист выдается в случае, когда водитель выполняет работу длительностью более суток (при убывании его в командировку), в этом случае обязательным дополнением к путевому листу является приложение установленной формы (Приложение А.5 настоящего РД). Номер путевого листа, автомобиль (марка), государственный регистрационный номер и дата выдачи в приложении заполняется лицом ответственным за оформление путевого листа, остальные графы заполняются заказчиком, в которых дается расшифровка работ, к выполнению которых привлекался автомобиль в период нахождения в командировке с подтверждающей подписью заказчика.
Выдаваемый путевой лист должен обязательно иметь штамп филиала, которому принадлежит автотранспортное средство (Приложение Д).
Участие водителя в заполнении путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием исправного автотранспортного средства (при выезде) и сдачу его (при возвращении).
Подготовка путевых листов производится диспетчером с целью сокращения времени выдачи путевого листа, как правило, накануне выделения транспортного средства. Подготовка и выдача путевых листов ведется с применением специализированной программы. Оформление путевого листа вручную, на типографском бланке, допускается в случае аварийного, другого неотложного выезда, либо невозможности использования специализированной программы.
Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером предприятия  в определенной последовательности:
 в заголовочной части ставится дата выдачи путевого листа (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации выданного путевого листа в журнале выдачи путевых листов;
 в левом верхнем углу проставляется штамп, с указанием реквизитов организации;
 наименование структурного подразделения;
 государственный и гаражный  номера, модель и грузоподъемность автомобиля, прицепа и полуприцепа, выпускаемых на линию с автомобилем;
 фамилия, имя, отчество, табельный номер, присвоенный водителю (или водителям, если работа выполняется двумя водителями), номера колонны и бригады, в составе которых числятся автомобиль и водитель;
 фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль для выполнения задания (грузчики, экспедиторы, стажеры и т.д.);
 должность, ФИО, работника ответственного за безопасное перемещение груза, фамилия, И.О. стропальщиков, номер удостоверения и дату последней проверки, согласно поданной заявке;
 нулевой пробег, в км до прибытия к заказчику, согласно карты расстояний;
 показание спидометра при выезде на линию;
 дата и время (часы и минуты) выезда и возвращения автомобиля по графику работы (кроме путевых листов формы 3 (легкового автомобиля), в них указывается фактическое время);
 задание водителю в соответствии с заявкой (договором, разовым заказом) и графиком работы;
 адрес подачи транспортного средства;
 количество горючего, необходимое для выполнения задания, с учетом остатка горючего предыдущего дня работы.
Диспетчер своей подписью удостоверяет правильность записей путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения.
Путевой лист выдается диспетчером водителю под расписку в журнале учета путевых листов.
Далее медицинский работник осуществляет предрейсовый медицинский осмотр водителя и штампом с подписью удостоверяет состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем.
Механик (контролер) КТП записывает или проставляет штамп-часами дату и фактическое время выезда автомобиля на линию, сличает показания спидометра при выходе на линию с данными в путевом листе, и удостоверяет  своей подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии, дает разрешение на выезд и свидетельствует правильность сделанных записей. В случае отсутствия или неисправности штамп-часов время записывается вручную в следующей последовательности: число, месяц, часы, минуты.
В разделе «Движение горючего» механик КТП записывает количество горючего, находящегося в баках автомобиля при выезде, и правильность всех сделанных записей удостоверяет подписью.
В разделе «Движение горючего» заправщик или  иное назначенное приказом  лицо заносит сведения о количестве выданного горючего и удостоверяет эти записи своей подписью.
В случае убытия водителя в командировку, в путевом листе должностное лицо транспортного подразделения делает отметку о проведенных инструктажах.
Водитель подписью удостоверяет принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.