Документы на приемку нефтепродуктов (счет-фактура, накладная, ж/д накладная, приходный ордер), а также документы о передаче ГСМ на ответ-хранение (ж/д накладная, акт выгрузки-приемки, акт услуги слив-налив, счет-фактура) сдаются ответственным инженером ОМТС и К организации не позднее следующего дня после окончания приемки либо передачи на ответственное хранение.
не позднее двух дней с момента получения документов отражает в учете оприходованное топливо на складе ГСМ или на складе ответственного хранения ГСМ (в случае нахождения у хранителя) согласно первичным документам.
Раздаточные ведомости вместе со складским отчетом на АЗП (с 01 по 10 число, с 11 по 20 число, с 21 по 30 (31) число отчетного месяца), справками о переводе топлива и требованиями накладными (М-11) ежедекадно сдаются в Срок сдачи документов в соответственно до 15 числа, 25 числа текущего месяца и до 05 числа  месяца следующего за отчетным.
В срок не позднее 5 числа месяца следующего за отчетным по реестру передаются счета-фактуры, товарные накладные, реестр прихода ГСМ в разрезе топливных карт, полученный от контрагента, с которым заключен договор обслуживания по топливным картам, сводный приходный ордер на приобретенный ГСМ и требования – накладные (М-11) на внутреннее перемещение ГСМ в баки по каждой единице техники.
Ежемесячно диспетчером, техником по учету ГСМ, либо лицом, назначенным приказом по филиалу организации ОАО «Примавтодор» составляется карточка учета работы механизма за период (Приложение 22) по каждой единице техники. Ответственность за полноту и достоверность внесения информации в карточку учета работы механизма несет лицо, непосредственно формирующий данный отчет (диспетчер ЦТТ и СТ (АТЦ) (техник по учету ГСМ, или иное лицо, назначенное приказом). На основании отчета составляются акты на списание топлива по видам выполняемых работ по каждой единице техники (Приложение 23). Копия отчета о работе механизма вместе с обработанными путевыми листами (не считая переходящих, выписанных на АТТ убывший в командировку), а также акты на списание топлива с приложением оригинала отчета о работе механизма для принятия к учету и дальнейшего хранения передаются в При сдаче путевые листы должны быть укомплектованы в хронологическом порядке, по каждой единице техники, пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и заверены подписью техника по учету или иного ответственного лица, назначенного приказом руководителя филиала организации
Ответственность за полноту и правильное оформление путевых листов, отчетов о работе механизма, актов на списание, достоверность и обоснованность списания ГСМ возлагается на транспортный отдел организации (ЦТТ и СТ (АТЦ) в филиалах).
В срок не позднее 5 числа месяца следующего за отчетным диспетчером, техником по учету ГСМ, либо лицом, назначенным приказом формируется и передается в сводный отчет о работе транспорта (Приложение 29) за весь отчетный период, составленный на основании данных отчетов о работе механизма по каждой единице техники. Итоги данного отчета должны быть выверены с итоговыми данными в бухгалтерском учете (счет 10.03 «Топливо» аналитическая позиция «ГСМ и дизтопливо в баках»).